¿Sabías que en Zoé puedes cargar masivamente información?
Un Formato que sirve para importar información al Sistema Zoé. Consiste en definir la estructura de un archivo ASCII desde el cual se extraerá esta información.
UTILIZANDO FORMATOS ASCII
Procedemos a crear en Excel nuestro LAYOUT a utilizar.
Como ejemplo, analicemos el siguiente formato de Estructura de Producto (B.O.M):
El Número de Parte Producto Terminado, el ancho de columna es de 30. Se encuentra de la posición 1 al 30. La Familia, el ancho de columna es de 15. Se encuentra de la posición 31 al 45. El dato que indica a la Cantidad requerida del componente, el ancho de columna es de 10. Esta de la posición 46 al 55. El indicativo del Tipo, de componente (Materia Prima o sub-ensamble) el ancho de columna es de 5. Se encuentra en la posición 56 al 60. (Todo campo que contenga Valor, su formato debe de ser Número.)
Desde Microsoft Excel, Usted puede editar la información, asegurándose de dar a las columnas las posiciones, anchos que equivalen a la longitud máxima de cada dato, como también máscaras y alineaciones.
Una vez editado el archivo, grábelo en Excel y vuelva a grabarlo pero en archivo delimitado por espacio, generándolo con extensión .PRN Cabe mencionar que el archivo generado puede ser visualizado por editores de texto, y es éste último con el que interactuará el Sistema Zoé.
Seleccione la opción Formatos que se encuentra dentro del submenú Catálogos del menú principal del Sistema Zoé, como se muestra en la siguiente imagen.
Para crear un Formato considere la siguiente información:
- Formato: Es la clave del nuevo Formato, de hasta 10 caracteres.
- Programa: Representa el tipo de información a importar al Sistema Zoé.
- Descripción: Describir el funcionamiento del nuevo Formato.
- Importar desde el Renglón: Representa el número de renglón del archivo ASCII a partir del cual se quiere importar la infamación al Sistema Zoé.
Una vez definidos estos campos, capture las posiciones de cada una de las columnas del archivo ASCII que se importarán al Sistema Zoé, esto lo podemos hacer con ayuda del campo Archivo de la ventana de Formato:
5.- Al dar clic en el botón […] (equivale a Browse… o Examinar…) se abre una ventana para seleccionar el archivo ASCII del cual se desea importar la información.
Observará que, una vez seleccionado el archivo ASCII, la información se muestra en la parte media de la ventana de Formato. Tiene la oportunidad de visualizar las columnas y sus posiciones. Guíese con la regla superior para ubicar el inicio y final de cada columna.
Las posiciones de inicio y final de las columnas se muestran con líneas verticales de color azul, las cuales nos ayudan a dividir con exactitud cada columna.
Además de indicar posiciones de inicio y final, es necesario definir una máscara en el caso de columnas numéricas o tipo fecha, en el ejemplo de la imagen anterior la columna cantidad tiene una máscara, la cual significa que en el archivo ASCII el valor para Cantidad tiene un punto decimal y a la izquierda de este tiene 5 decimales, en el caso de una fecha la máscara puede ser entre otras ‘dd/mm/yyyy’, lo cual significa que esta fecha tiene estas características en el archivo ASCII.
6.- En el caso de columnas que solo pueden tener un valor de los contenidos en una lista, es necesario indicar el equivalente para cada valor de esta lista, el equivalente es el valor que viene en el archivo ASCII.
7.- En caso de que dentro del archivo ASCII venga otro valor diferente a los equivalentes indicados o que no venga ningún equivalente, se captura un Valor por Omisión y este valor se asignará automáticamente en estos casos.
8.- Una vez definido lo anterior se presiona el botón de Aceptar para guardar el Formato capturado.
La ventana de Formatos se vería de la siguiente manera:
El Sistema Zoé ha previsto la opción Formatos ASCII en alguna ventanas de captura, tales como en catálogos. Usted podrá identificar si la opción está habilitada, cuando en la ventana que este utilizado aparezca la Pestaña ASCII
Ubíquese en la pestaña ASCII, en donde se le ofrecerán algunos campos que facilitan la lectura de archivos textos, como también las posibles variantes para integrar los datos de forma ordenada
Si el archivo a leer no existe o está siendo usado por otro proceso o usuario, se le mostrará el siguiente mensaje.
“NO SE PUEDE ABRIR EL ARCHIVO” – ACEPTAR.
De existir complicaciones al tratar de subir los datos al Sistema, se le indicará con un reporte; en donde se mencionará el renglón, campo y error detectado durante el proceso.
En este caso, revise el archivo en el renglón indicado y corrija el campo, si son datos nuevos, ingréselos al Sistema en la sección que corresponda.
Una vez que todos los mensajes han sido debidamente atendidos, intente importar el archivo texto nuevamente hasta que aparezca la siguiente ventana,
Lo que indica que los datos han sido ingresados al Sistema y están disponibles para su uso.